Реклама


Автор Тема: Как сделать простым оформление договоров - инструкция  (Прочитано 1776 раз)

0 Пользователей и 1 Гость просматривают эту тему.

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
1

За время общения с поставщиками постоянно сталкиваюсь с проблемой оформления документов, в частности договоров. Хотя элементарные знания MS Office позволяют создать документ, удобный для чтения и редактирования.
Как часто Вам высылали договор, в котором свои реквизиты надо вписать вместо подчеркиваний? А реквизиты продавца и покупателя (в конце), разделенные пробелами, а не созданные таблицей? Я уже молчу про элементарное уважение к покупателю/заказчику, который выслал продавцу свои данные, а в ответ получает «рыбу» договора- впечатывайте, мучайтесь и вспоминайте добрым словом делопроизводство поставщика.
Все, злость вылил, теперь немного советов по оформлению документов. Разделим их условно на два типа:
-удобство и красота
-автоматизация.

 
« Последнее редактирование: 31 Март 2015, 12:29:59 от Toti »
Сообщение понравилось: Toti

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #1 : 31 Март 2015, 09:47:29 »
  • 0
Удобство и красота
Используйте форматирование абзаца, выравнивайте текст (по центру, по краю) где это необходимо. Если у Вас старый образец договора, пройдите по нему курсором, удалите лишние символы и пробелы. Проверка используемых шрифтов улучшит внешний вид документа
Для выделения заголовков п.п. используйте стили. Так Вам удастся избежать использование различных шрифтов и межстрочных интервалов.
Как это сделать? Меню- Главная- Стили (выбрать стиль или создать)


« Последнее редактирование: 31 Март 2015, 09:53:02 от Dionis »

Открой свой бизнес всего за 36 000р.

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #2 : 31 Март 2015, 10:01:26 »
  • 0
Удобство и красота
Используйте таблицы для разделения колонок с текстом, например, с реквизитами. Это улучшит форматирование и облегчит вставку текста. Не разделяйте пробелами, и Вы избавите себя от мучений с выравниванием текста. Поверьте, вставить текст в таблицу гораздо проще, чем тратить время на выравнивание.



Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #3 : 31 Март 2015, 10:05:30 »
  • 0
Удобство и красота
Выделяйте постоянно изменяемый текст темно-синим (шрифт), при печати на ч/б принтере это не видно, но это значительно упростит поиск при редактировании.


Онлайн Toti

  • Администратор
  • Ветеран
  • *****
  • Сообщений: 11794
  • Карма: 222
  • Все намного проще, чем кажется
  • Referrals: 4
    • Просмотр профиля
    • Идеи бизнеса
  • Город: Сланцы
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +1041/-27
Re: Оформление договоров
« Ответ #4 : 31 Март 2015, 10:43:31 »
  • 0
Задумка хорошая, но честно я не понял ничего (


Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #5 : 31 Март 2015, 10:43:56 »
  • 0
Автоматизация
Наиболее интересная часть. Упрощает составление документов, экономит время, сводит ошибки к минимуму.
Но к автоматизации процесса составления документов необходимо подготовиться. Упорядочить структуру документов, структурировать перечень товаров и услуг, упорядочить контрагентов.
Общий смысл- автоматизировать заполнение полей, и этому процессу нет предела.
Первый "удобный" договор мне попался много лет назад. В нем преследовалась одна цель- уменьшить количество ошибок. Исполнение было трудоемким, но впечатлило- при открытии документа открывалась форма с реквизитами покупателя и примитивным перечнем услуг, заполняем форму и в договоре (везде!) подставляются необходимые значения.
Почему трудоемко? Необходимо создать форму, а не каждый пользователь может это сделать правильно, написать макросы. Автоматизация минимальна- заполнять приходилось вручную.
Наиболее удобный вариант- выбирать значения из таблиц (словарей). Тут отлично работает связка Word-Excel, из таблиц выбираем значения и передаем их в документ "кнопкой".
Реализовать это достаточно просто, особенно когда есть пример/образец.

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #6 : 31 Март 2015, 10:45:38 »
  • 0
Задумка хорошая, но честно я не понял ничего (
спрашивай, что конкретно, расскажу
только начал свое словоблудие

Онлайн Toti

  • Администратор
  • Ветеран
  • *****
  • Сообщений: 11794
  • Карма: 222
  • Все намного проще, чем кажется
  • Referrals: 4
    • Просмотр профиля
    • Идеи бизнеса
  • Город: Сланцы
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +1041/-27
Re: Оформление договоров
« Ответ #7 : 31 Март 2015, 10:52:04 »
  • 0
только начал свое словоблудие
А ну я тогда подожду )


Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #8 : 31 Март 2015, 11:19:01 »
  • 0
Автоматизация
Рассмотрим простой пример. Вы занимаетесь предоставлением услуг, у Вас есть хорошо составленная "рыба" договора, а перечень оказываемых услуг оформляется приложением к договору.
Данный вариант наиболее удобен и подходит большинству.
В договоре Вам необходимо изменить:
-№ договора, дату
-должность и ФИО заказчика (...в лице Генерального директора Пупкина.... на основании Устава...)
-сумма договора (цифрами и прописью)
-реквизиты заказчика
В помощь будем использовать книгу Excel, содержащую лист с реквизитами заказчиков и лист с перечнем договоров (организация, № договора, дата, сумма)
Это минимум
« Последнее редактирование: 31 Март 2015, 11:37:26 от Dionis »

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #9 : 31 Март 2015, 12:00:26 »
  • 0
Автоматизация
Для начала изменим договор.
Для образца я нашел договор нашего поставщика (на корпоратив бармен-шоу заказывали). Этот договор содержит ошибки по мнению наших юристов, но для образца подойдет.
Как будем менять текст в договоре? Для этого в MS Word есть удобный инструмент- вставка переменных.
Именно переменные лучше использовать в данном случае, т.к. документ можно будет открыть из любого приложения (включая "самописное") и их изменить программно.

Выделяем требуемый текст (например, место оказания услуг).
Меню- Вставка- Поле; категория- Автоматизация, поле- DocVariable, имя поля- название переменной

Эту процедуру повторяем для каждого изменяемого значения. Присвоенные имена записываем себе в блокнот (лучше с комментариями, так удобней)
Договор готов, теперь мы можем из любого приложения его изменять:
-открыть файл
-присвоить значения переменным


« Последнее редактирование: 31 Март 2015, 12:03:51 от Dionis »

Открой свой бизнес всего за 36 000р.

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #10 : 31 Март 2015, 12:27:49 »
  • 0
Автоматизация
Мы определились, что в данные для договора будем брать из Excel.
Соответственно мы будем открывать договор из него программно- добавили новый контракт (№, дата организация, сумма..), нажали кнопку- договор готов.

Создадим лист с реквизитами контрагентов. Столбцы: название организации, адреса, банковские реквизиты, должность и ФИО руководителя.... (см пример). Это необходимо чтобы не заполнять реквизиты организации для каждого нового договора, а выбирать из списка, Вы же собираетесь со своими клиентами поддерживать отношения.
На другом листе будем вести учет договоров. Столбцы: название организации/ИНН, № договора, дата, сумма...

Теперь "кидаем" на лист кнопку, задаем имя макросу и творим волшебство.
Суть волшебства:
-Открыть шаблон документа в Word (из текущей папки)
        Set WordApp = CreateObject("Word.application")
        CrDr = Application.ActiveWorkbook.Path + "\Contract.docx"
        Set wrdDoc = WordApp.Documents.Open(CrDr)
        WordApp.Visible = True

-Присвоить значения переменным из текущего листа, активной строки
        wrdDoc.Variables("ContNum").Value = ActiveWorkbook.ActiveSheet.Cells(ActiveCell.Row, 3).Value

-Найти реквизиты организации на листе "Организации" (в отдельно колонке я использовал функцию ПОИСКПОЗ) и присвоить эти значения переменным
        wrdDoc.Variables("DirPosR").Value = ActiveWorkbook.Worksheets(1).Cells(RowNum, 14).Value

-Обновить документ
        wrdDoc.Fields.Update


Сложно? Не думаю

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Re: Оформление договоров
« Ответ #11 : 31 Март 2015, 12:35:32 »
  • 0
 ;D
вспомнился пример "из жизни". Оформлял КАСКО и ОСАГО на несколько служебных автомобилей, наблюдал на страховщиком и его мучениями.
На каждый автомобиль он делал несколько документов (кроме полиса), в которые "копипастил" много значений: реквизиты нашей организации, марку-модель, гос номер, VIN, и т.д. и т.п.
И так целыми днями....
Он даже не знал, насколько можно было упростить себе работу. Пришлось помочь :D

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Автоматизация
Я решил начать создание "автоматического" договора с "0" не случайно. Поэтапный тюнинг поможет начинающим пользователям понять процесс.

Тюнинг 1. В отдельной колонке я использовал функцию ПОИСКПОЗ. Но это не удобно, колонка мешает и каждый раз ее надо "растягивать" на новый договор. Лучше эту функцию прописать в макросе:
RowNum = Application.Match(ActiveWorkbook.ActiveSheet.Cells(ActiveCell.Row, 1).Value, Sheets("Организации").Range("A:A"), 0)
Параметры аналогичны ПОИСКПОЗ

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Автоматизация

Вернемся к добавлению поля "место проведения мероприятия"
Мы добавили в договор переменную ServicePlace



Добавим колонку в книге Excel на листе Договор, назовем Место мероприятия (например)

Откроем редактирование макроса



И, ближе к концу, но перед обновлением документа Word, добавим присвоение значений переменной
wrdDoc.Variables("ServicePlace").Value = ActiveWorkbook.ActiveSheet.Cells(ActiveCell.Row, 6).Value


Сохранили, запустили

Оффлайн DionisАвтор темы

  • Новичок
  • *
  • Сообщений: 24
  • Карма: 0
  • Referrals: 0
    • Просмотр профиля
  • Город: Санкт-Петербург
  • Страна: Россия
  • Рейтинг: +3/0
Удобство и красота + автоматизация
Мы получили удобную "рыбу" договора: Форматы подзаголовков, стили и нумерация приведены в порядок; изменяемые значения выделены цветом и внедрены переменные; удалено "форматирование пробелами"
Данный документ можно заполнить и распечатать из любого приложения (мы используем доступный и удобный Excel)

Следующий шаг- создание дополнительных документов к договору
Фокус заключается в том, что используются одни данные (таблица) во всех дополнительных документах: приложение к договору, акт и/или накладная... Меняется только "шапка" и "подвал"

Но тут есть варианты и сложности:

1. "Распечатал и забыл". В перечне услуг (товаров) мы выбираем количество для каждого договора и печатаем документ куда попадают позиции с  "не нулевым" количеством.
Реализация достаточно простая.
Но! Сохранение данного документа- отдельным файлом. Отчет по ним проблематичен.

2. "С историей". В отдельной таблице (листе) ведем учет предоставленных услуг (товаров) в виде: № договора, наименование услуги (товара), количество, {стоимость, ед. измерения...}.
Данный вариант позволяет получить элементарную отчетность, например, по типам услуг за период.
Но! Заполнение (ведение) данной таблицы требует повышенного внимания от сотрудника, вероятность ошибок высока и их поиск затруднен. Данный метод лучше реализовывать из системы автоматизации (например, 1С), где вести учет и правильней, и удобней.

Потому подробней рассмотрим вариант 1, если будет интересно.

 

Прибыльный автосервис.. как сделать?

Автор TotiРаздел Дело требующее некоторых усилий

Ответов: 62
Просмотров: 12252
Последний ответ 14 Август 2015, 23:07:35
от Сэм
Образцы договоров

Автор MVVРаздел Образцы договоров, бланков и т.д.

Ответов: 0
Просмотров: 1025
Последний ответ 22 Август 2011, 08:59:58
от MVV
На чем быстро сделать сайт?

Автор TotiРаздел Хочу узнать

Ответов: 7
Просмотров: 1649
Последний ответ 02 Октябрь 2011, 16:00:04
от welikii
Победить преступность и сделать бизнес

Автор 4uvak84Раздел Дело требующее некоторых усилий

Ответов: 10
Просмотров: 2145
Последний ответ 02 Январь 2012, 13:40:08
от welikii
Как сделать интернет магазин самостоятельно

Автор KateSpbРаздел Дело в интернете

Ответов: 21
Просмотров: 11469
Последний ответ 28 Июнь 2014, 23:12:15
от Сэм

Рекомендованные темы

Наш форум стоит того, что бы о нем рассказать -


Оранжевый слон

Оранжевый слон

Бизнес за 36 000 р

Открой свой бизнес всего за 36 000р.

Цветочный бизнес

Цветочный бизнес

Свое агентство



Бизнес

Реклама

Объявления

Бухгалтерия это просто

Следуй за нами

Наш канал в Телеграм




Свежие комментарии

Правительству предложили запретить показ распития алкоголя по телевидению в дневное время от Toti
[Вчера в 06:52:49]


Самый простой договор на предоставление услуг или продажу товара от Toti
[23 Май 2017, 12:54:14]


Зарабатывай на создании и продаже украшений или на обучении от Toti
[23 Май 2017, 09:37:43]


Рекламные стойки от Toti
[17 Май 2017, 13:31:15]


куры гриль или пончики - собираю информацию и мнения от welikii
[17 Май 2017, 03:02:02]


Видео реклама на мониторах и телевизорах в маршрутных автобусах. от Kvinto
[13 Май 2017, 20:40:03]


Производитель ищет партнеров (вложения от 57000) от welikii
[12 Май 2017, 19:08:58]


Бизнес с Германией от welikii
[12 Май 2017, 19:04:11]


Бюджетный аттракцион виртуальной реальности с ручным приводом от welikii
[12 Май 2017, 01:43:27]


Открыть свою пельменную от welikii
[12 Май 2017, 01:41:04]


Отзыв о myzh-na-chas.moscow (мастера-по-ремонту.рф) от Samoleg1
[10 Май 2017, 12:07:44]


Чистка крыш от zavtra
[09 Май 2017, 12:33:19]


Заработок на лазерных граверах - заработок с минимальными вложениями от welikii
[02 Май 2017, 01:52:29]


Бизнес на дому - зарабатывай продавая спилы деревьев от Kvinto
[30 Апрель 2017, 13:32:56]


Мини-дома доступное и прибыльное дело от Toti
[28 Апрель 2017, 16:11:00]

Кто онлайн

  • Точка Гостей: 50
  • Точка Скрытых: 0
  • Точка Пользователей: 3
  • Точка Сейчас на форуме:

Поиск

 
SimplePortal 2.3.6 © 2008-2014, SimplePortal